ಆಫೀಸ್ ಮೀಟಿಂಗಿನಲ್ಲಿ ಸ್ಮಾರ್ಟ್ ಅನ್ನಿಸಿಕೊಳ್ಳಲು ಪಂಚ ಸೂತ್ರಗಳು: ಸಹೋದ್ಯೋಗಿಗಳ ಗಮನ ಸೆಳೆಯುವ ಬಗೆ

ಕರಿಶ್ಮಾ, ಮೂಲತಃ ಕಾಸರಗೋಡಿನವರಾದರೂ ದಶಕಗಳಿಂದ ಅವರ ಕುಟುಂಬ ನೆಲೆಸಿರುವುದು ಬೆಂಗಳೂರಿನಲ್ಲಿ. ಇಂಜಿಯರಿಂಗ್ ಪದವೀಧರೆ. ಹವ್ಯಾಸಿ ಲೇಖಕಿ. ವಿವಿಧ ರೀತಿಯ ಕಾದಂಬರಿ ಕಥಾ ಪುಸ್ತಕ ಅಥವಾ ಆನ್ಲೈನಲ್ಲಿ ಯಾವುದಾದರೂ ಕಥಾ ವಿಷಯ ಸಿಕ್ಕರೆ ಅದನ್ನು ತಪ್ಪದೆ ಓದುವ ಅಭ್ಯಾಸ. ಮನಸ್ಸಿನ ಎಲ್ಲಾ ನೋವಿಗೂ ಸಂಗೀತ ಒಳ್ಳೆಯ ಔಷಧಿ ಎನ್ನುವ ಧೃಡ ನಂಬಿಕೆ. ಸಿಹಿ ತಿನಿಸೆಂದರೆ ತುಂಬಾ ಇಷ್ಟ. ದಿನದಲ್ಲಿ ಒಮ್ಮೆ ಶುಂಠಿ ಚಹಾ ಸಿಕ್ಕರೆ ಅದೇ ಸ್ವರ್ಗ! IT ವೃತ್ತಿ, ನಗಿಸುವುದು ನಗುತ್ತಾ ಇರುವುದೇ ಜೀವನ.

ಆಫೀಸ್ ಮೀಟಿಂಗುಗಳು ಬೋರಿಂಗ್ ಎನ್ನುವ ಮಾತಿನಲ್ಲಿ ಎಳ್ಳಷ್ಟೂ ಸುಳ್ಳಿಲ್ಲ. ಬೋರಿಂಗ್ ಮೀಟಿಂಗ್ ಗಳನ್ನು ಇಂಟರೆಸ್ಟಿಂಗ್ ಆಗಿಸುವುದು ಹೇಗೆ? ಆಫೀಸಿನ ಮೀಟಿಂಗ್ ಗಳನ್ನು ಸಂಪೂರ್ಣ ಶ್ರದ್ದೆ ಇಟ್ಟು ಕೇಳುವುದೆಂದರೆ ದೊಡ್ಡ ಸಾಹಸವೇ ಸರಿ! ಅದರಲ್ಲಿಯೂ ಮೀಟಿಂಗಿನಲ್ಲಿ ಚರ್ಚಿಸಲ್ಪಡುತ್ತಿರುವ ವಿಷಯ ಅರ್ಥವಾಗದೇ ಇದ್ದರೂ ತಮಗೆಲ್ಲವೂ ಅರ್ಥವಾಗಿದೆ ಎಂದು ಪೋಸ್ ಕೊಡುವವರೇ ಹೆಚ್ಚು. ಮೀಟಿಂಗಿನಲ್ಲಿ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳು ಮಿಂಚುವುದಕ್ಕೆ, ತಾವು ಇತರೆ ಸದಸ್ಯರಿಗಿಂತ ಉತ್ತಮ ಎಂದು ಬಿಂಬಿಸಲು ಕೆಲ ಸೂತ್ರಗಳಿವೆ. ಅವುಗಳಲ್ಲಿ ಆಯ್ದ ಐದನ್ನು ಇಲ್ಲಿ ನೀಡಿದ್ದೇವೆ. 

1. ಮೀಟಿಂಗ್ Present ಮಾಡುವವರು ಯಾವುದೇ ವಿಷಯದ ಬಗ್ಗೆ ವಿವರಿಸುತ್ತಿದ್ದರೂ ತಲೆಯಾಡಿಸುತ್ತಾ ಅವರ ವಿಷಯ ಅರ್ಥವಾಗಿದೆಯೆಂದೋ ಅಥವಾ ಆ ವಿಷಯದ ಬಗ್ಗೆ ನೀವು ಸಮ್ಮತಿಸಿವಿರೆಂದೋ ಅವರಿಗೆ ಅನಿಸಬೇಕು. ಅದರ ಜೊತೆ ಒಂದು notebookನಲ್ಲಿ ವಿವರಿಸಲ್ಪಡುತ್ತಿರುವ ವಿಷಯಗಳಲ್ಲಿ ಒಂದೊಂದು ಪದ ನೋಟ್ ಮಾಡಿದರೆ ಸಾಕು. ಇದರಿಂದ ಪ್ರೆಸೆಂಟರ್ ನ ಗಮನವನ್ನು ನೀವು ಸೆಳೆಯುವಿರಿ. 

2. ಚರ್ಚೆಯಲ್ಲಿ ಅಂಕಿ ಸಂಖ್ಯೆಗಳು ಬಂದಾಗ ಅನೇಕರು ಶೇಕಡಾವಾರು ಬಗೆಯಲ್ಲಿ ಅಂಕಿ ಅಂಶ ಪ್ರಸ್ತುತ ಪಡಿಸುತ್ತಾರೆ. ಸಾಧ್ಯವಾದಲ್ಲಿ ಈ ಅಂಕಿ ಅಂಶವನ್ನು ಇನ್ನೂ ಕರಾರುವಕ್ಕಾಗಿ ಪ್ರಸ್ತುತ ಪಡಿಸಲು ಪ್ರಯತ್ನಿಸಿ. ಉದಾಹರಣೆಗೆ ಮೀಟಿಂಗಿನಲ್ಲಿ ಮಾತನಾಡುತ್ತಿರುವವರು '25% ರಷ್ಟು ಗ್ರಾಹಕರು ನಮ್ಮ ಸಂಸ್ಥೆಯ Productಅನ್ನು ಮರುಖರೀದಿಸಿದ್ದಾರೆ' ಎಂದು ಹೇಳಿದಾಗ ನೀವು 'ಅಂದರೆ, ಪ್ರತಿ ನಾಲ್ಕರಲ್ಲಿ ಒಬ್ಬರು' ಎನ್ನಿ. ಇದರಿಂದ ನಿಮ್ಮ ನಿಪುಣತೆಯು ಎಲ್ಲರ ಗಮನಸೆಳೆಯುವುದು. 

3. ಮೀಟಿಂಗ್ ಎಂದಮೇಲೆ ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಪವರ್ ಪಾಯಿಂಟ್ Presentation ಇದ್ದೇ ಇರುತ್ತದೆ. ಒಂದಾದ ಮೇಲೊಂದರಂತೆ ಪವರ್ ಪಾಯಿಂಟ್ ಸ್ಲೈಡುಗಳ ಮೂಲಕ ವಿವರಣೆ ನೀಡುತ್ತಿರಬೇಕಾದರೆ ನೀವು ಮತ್ತೆ ಹಳೆಯ ಸ್ಲೈಡು ತೆರೆದು ವಿವರಿಸಲು ಕೇಳಿಕೊಳ್ಳಿ. ಚರ್ಚೆ ನಡೆಯುವ ಯಾವುದೇ ಒಂದು ಸಮಯದಲ್ಲಿ ಇದನ್ನು ಮಾಡಿದರೂ ಸಾಕು, ತಕ್ಷಣ ಎಲ್ಲರ ಗಮನ ನಿಮ್ಮೆಡೆಗೆ ಸರಿಯುತ್ತದೆ. ಇದರಿಂದ ಮಿಕ್ಕವರಿಗಿಂತ ನೀವು ತುಂಬಾ ಗಮನ ಹರಿಸುತಿದ್ದೀರಿ ಎಂಬಂತೆ ತೋರುವಿರಿ. 

4. ಮೀಟಿಂಗ್ ಇನ್ನೇನು ಮುಗಿಯಿತು ಎನ್ನುವಾಗ ಕೊನೆಯಲ್ಲಿ ಪ್ರೆಸೆಂಟೇಷನ್ ಕೊಟ್ತ ಪ್ರತಿಯೊಬ್ಬರೂ ಒಂದು ಪ್ರಶ್ನೆ ಕೇಳುತ್ತಾರೆ. ಯಾರಿಗಾದರೂ, ಏನಾದರೂ ಡೌಟ್ಸ್ ಇವೆಯಾ ಎಂದು. ಹಾಗೆ ಕೇಳಿದ ಕೂಡಲೆ ಎಲ್ಲರೂ ಮೌನ ತಾಳುತ್ತಾರೆ. ಇದನ್ನು ತಪ್ಪಿಸಲು ಒಳ್ಳೆಯ ಉಪಾಯ, ನೀವೇ ಮೊದಲು ಪ್ರಶ್ನೆ ಕೇಳಿ. ಅದು ಎಷ್ಟು silly ಎನಿಸಿದರೂ ಪ್ರಶ್ನೆ ಕೇಳಿದಿರಲ್ಲ ಎಂಬ ತೃಪ್ತಿ ಇರುತ್ತದೆ. ಅಲ್ಲದೆ ನೀವು ಸಭೆಯಲ್ಲಿ ನೋಟ್ ಆಗುತ್ತೀರಿ. ಏನೂ ಪ್ರಶ್ನೆ ಇಲ್ಲದೆ ಹೋದರೆ ಪ್ರೆಸೆಂಟೇಷನ್ ನಲ್ಲಿ ಹೇಳಲಾದ ಯಾವುದಾದರೂ ವಿಷಯವೊಂದನ್ನು ನೀವು ನೋಟ್ ಮಾಡಿಕೊಂಡ ಪುಸ್ತಕದಿಂದ ಆರಿಸಿ ಮತ್ತೆ ವಿವರಿಸುವಂತೆ ಹೇಳಿ. ಇದರಿಂದ ಮೌನ ಮುರಿದ ಹಾಗೆಯೂ ಆಯಿತು, ನೀವು ಅಕ್ಟಿವ್ ಆಗಿರುವಿರೆಂದು ತಿಳಿಯಬೇಕಾದವರಿಗೆ ತಿಳಿಸಿದಂತೆಯೂ ಆಗುತ್ತದೆ.  

5. ಪ್ರೆಸೆಂಟರ್ ಹೇಳಿದ ವಾಕ್ಯವನ್ನು ಮತ್ತೆ ನಿಧಾನವಾಗಿ repeat ಮಾಡಿ. ಕೆಲವು technical ವಿಷಯಗಳನ್ನು ಅವರು ತಮ್ಮ ಅರಿವಿಗೆ ತಕ್ಕಂತೆ ವಿವರಿಸಿರುತ್ತಾರೆ. ಅದು ಎಲ್ಲರಿಗೂ ಅರ್ಥವಾಗಿರುವುದಿಲ್ಲ ಎಂಬ ಸಂಗತಿ ಅವರಿಗೂ ತಿಳಿದಿರುತ್ತದೆ. ಇಂತಹ ಸಮಯಗಳಲ್ಲಿ ಅವರು ಹೇಳಿದ ಪೂರ್ತಿ ವಾಕ್ಯವನ್ನು ಹಾಗೆಯೇ ಪುನರಾವರ್ತಿಸಿದಾಗ, ನಿಮಗೆ ಆ ವಿಷಯ ಅರ್ಥವಾಯ್ತೆಂದು ಪ್ರೆಸೆಂಟರ್ ತಿಳಿಯುತ್ತಾರೆ.